Última actualización: 21 de octubre de 2026
Versión: 2.3 (sustituye a la 2.2 de 6 de octubre de 2026)
Cambios en la versión 2.3: se añade el paso de la llamada a una persona del equipo del Cliente, con la comunicación previa del nombre y el motivo de quien llama (cláusula 3).
Este Acuerdo regula el tratamiento de datos personales que el Cliente (Responsable) encarga a RespondeYA (Encargado) para prestar el Servicio, conforme al artículo 28 del RGPD. Forma parte de los Términos y Condiciones y se acepta al contratar.
La empresa o profesional que ha contratado RespondeYA, con los datos facilitados al contratar.
El Cliente encarga a RespondeYA los tratamientos necesarios para que el Asistente atienda llamadas, chat web, WhatsApp e Instagram en nombre del Cliente, guarde lo que se dijo y se lo muestre en el Panel.
| Aspecto | Descripción |
|---|---|
| Naturaleza | Tratamiento automatizado: recepción de llamadas y mensajes, transcripción de la voz a texto, generación de respuestas con modelos de IA, síntesis de voz, almacenamiento y presentación en el Panel. Si el Cliente lo configura, paso de la llamada a un teléfono que indica el Cliente. |
| Finalidad | Atender a quien contacta con el Cliente, recoger su solicitud (cita, pedido, consulta) y entregársela al Cliente; en Chat Comercial, enviar los mensajes de seguimiento que el Cliente configure; en los planes de Voz, pasar la llamada a una persona del equipo del Cliente cuando el Cliente lo configure. |
| Duración | Mientras dure el contrato, más los plazos de la cláusula 6.7. |
Paso de la llamada a una persona. Cuando el Cliente lo configura, el Asistente pasa la llamada al teléfono que el Cliente indica. Antes de conectar, comunica a la persona que descuelga el nombre y el motivo de quien llama. Es un tratamiento por cuenta del Cliente y siguiendo sus instrucciones: los datos se comunican al propio Cliente, a través de su personal, y no a terceros. Una vez conectada la llamada, el Asistente no participa en la conversación. El Cliente es responsable del teléfono de destino que indica.
| Categoría | Ejemplos |
|---|---|
| Identificativos y contacto | Nombre, teléfono desde el que se llama, email, usuario de WhatsApp o Instagram |
| Contenido de la conversación | Transcripción de la llamada, mensajes, resumen, motivo e idioma |
| Página y carrito en el chat de la web | Página de la web del Cliente que mira el visitante desde que usa el chat (dirección, título y, en la ficha de un producto, su nombre y precio) y, en tiendas en línea, los productos de su carrito (nombre, cantidad, precio, total y moneda) |
| Voz | Audio de la llamada, procesado en tiempo real para transcribirlo. RespondeYA no guarda la grabación de audio; guarda la transcripción. |
| Solicitudes | Cita o pedido pedido, fecha y hora preferidas, productos consultados |
| Memoria del Asistente (si el Cliente la activa) | Datos útiles de conversaciones anteriores (nombre, idioma, preferencias) e indicadores automáticos por turno. Nunca categorías especiales. |
| Técnicos | Fecha, hora y duración, identificadores de la llamada o sesión, dirección IP en el chat web |
El Asistente no está diseñado para tratar datos de categorías especiales (art. 9 RGPD). Sin embargo, en centros sanitarios y clínicas es previsible que el Interlocutor mencione el motivo de su cita (por ejemplo, "tengo dolor en una muela"). En ese caso:
El Servicio no se dirige a menores de 14 años. Si el Cliente detecta que un menor ha facilitado datos, puede eliminarlos o pedirnos que lo hagamos.
Tratar los datos solo según las instrucciones documentadas del Cliente (este Acuerdo, los Términos y la configuración del Panel). Si una instrucción infringe el RGPD, se lo diremos.
Quien trate los datos por cuenta de RespondeYA está sujeto a confidencialidad y accede solo a lo necesario.
El Cliente puede pedir información documental sobre estas medidas escribiendo a hola@respondeya.es.
El Cliente autoriza de forma general a RespondeYA a usar subencargados de las categorías siguientes. La lista nominal actualizada se facilita por email a quien la pida en hola@respondeya.es.
| Categoría | Para qué | Dónde se tratan los datos | Garantía |
|---|---|---|---|
| Base de datos y almacenamiento | Guardar conversaciones, transcripciones, contactos y configuración | UE (Irlanda) | DPA del proveedor |
| Servidor de aplicación | Ejecutar el Asistente y procesar llamadas y mensajes en tiempo real | EE. UU. | CCT UE + DPA del proveedor |
| Modelos de IA (texto, transcripción y voz) | Entender al Interlocutor, generar la respuesta y convertirla en voz | EE. UU. | CCT UE y/o Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. + DPA |
| Telefonía | Números, recepción y transferencia de llamadas | EE. UU. y otros países | CCT UE + DPA |
| Mensajería (WhatsApp e Instagram) | Recibir y enviar mensajes en esos canales | UE y EE. UU. | Condiciones y DPA de la plataforma |
| Alojamiento web y Panel | Servir respondeya.es y panel.respondeya.es | Red global, sede en EE. UU. | CCT UE + DPA |
| Email transaccional | Avisos, accesos y mensajes de seguimiento por email | EE. UU. | CCT UE + DPA |
| Pagos | Cobro de cuotas (solo datos del Cliente) | UE y EE. UU. | CCT UE + DPA |
| Agenda | Reservar reuniones | EE. UU. | CCT UE + DPA |
| Copias de seguridad | Guardar copias cifradas de la base de datos | EE. UU. | CCT UE + cifrado con clave propia |
| Google (Google Calendar API) | Consultar las horas libres del Cliente y crear, cambiar o borrar las citas que agenda el Asistente | UE / EE. UU. | CCT UE y/o Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. + condiciones de la API de Google |
RespondeYA no usa las conversaciones del Cliente para entrenar modelos de inteligencia artificial. Contratamos los modelos por API y, cuando el proveedor lo permite, desactivamos expresamente el uso de los datos para mejorar sus modelos. Los proveedores conservan los datos solo el tiempo necesario para procesar cada petición y, en su caso, para prevenir abusos, según sus condiciones.
Avisaremos por email con 15 días de antelación de cualquier alta o sustitución de un subencargado. El Cliente puede oponerse de forma motivada; si no hay alternativa, cualquiera de las partes puede resolver el contrato sin penalización.
RespondeYA impone a cada subencargado, por contrato, las mismas obligaciones de protección de datos que este Acuerdo, y responde ante el Cliente de su cumplimiento.
El Cliente autoriza a RespondeYA a anonimizar de forma automática las conversaciones y llamadas antes de su eliminación para obtener conocimiento generalizado (preguntas frecuentes, dudas no resueltas, fallos del Asistente), sin nombres, teléfonos, emails, direcciones ni datos que identifiquen a una persona ni al Cliente. Ese conocimiento se revisa por una persona antes de usarse y puede emplearse para mejorar el servicio de todos los clientes. Los datos personales de origen siguen sujetos a los plazos de este Acuerdo. El Cliente puede revocar esta autorización por email; desde ese momento sus conversaciones no se usarán para este fin.
Ayudaremos al Cliente, en la medida de lo posible, a atender los derechos de los interesados, a cumplir las obligaciones de seguridad, a notificar brechas y a realizar evaluaciones de impacto y consultas previas.
Comunicaremos al Cliente cualquier brecha que afecte a sus datos sin dilación indebida y, en todo caso, en menos de 72 horas desde que la conozcamos, con su naturaleza, los datos afectados, las posibles consecuencias y las medidas tomadas.
Pondremos a disposición del Cliente la información necesaria para demostrar el cumplimiento del artículo 28 RGPD y permitiremos y contribuiremos a las auditorías, incluidas inspecciones, que realice el Cliente o un auditor autorizado por él, con un preaviso razonable de 30 días, en horario laboral y sin acceso a datos de otros clientes. Como primer paso se podrá usar un cuestionario y la documentación de los subencargados.
Parte del tratamiento se realiza en Estados Unidos (ver cláusula 6.4). Las garantías son:
El Cliente acepta estas transferencias como necesarias para prestar el Servicio.
La responsabilidad de RespondeYA se rige por los Términos y Condiciones. Si una autoridad de control sanciona a una de las partes, asume la sanción quien haya incumplido; si el incumplimiento es de ambas, cada una en su parte.
Este Acuerdo dura lo que dure el contrato principal y sigue aplicándose a los datos conservados después. Los cambios sustanciales se avisan por email con 30 días de antelación; los de subencargados, con 15 días.
Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD) y demás normativa española. Juzgados y Tribunales de Barcelona.
Derechos de los interesados, brechas, lista de subencargados o auditorías: hola@respondeya.es.